En este artículo os vamos a enseñar qué son los metadatos, por qué es importante eliminarlos si vamos a enviar o compartir documentos a terceras personas y las distintas formas que existen para eliminarlos.

Los metadatos son los datos que van junto a un fichero o documento, lo describen y no se ven a simple vista. Es decir, son datos que describen a otros datos. Son generados de forma automática por el ordenador o smartphone, mediante la utilización de diferentes programas o aplicaciones.

¿Qué información muestran los metadatos?

Un ejemplo claro es el de una fotografía: por un lado tenemos el contenido de la fotografía y, por otro, los metadatos, es decir, el nombre de la cámara, si la imagen ha sido editada, las coordenadas donde fue tomada, entre otros. Otro ejemplo es el de documentos ofimáticos creados con un editor de texto, hoja de cálculo o presentación. En ese caso, los metadatos pueden decirnos el nombre del autor del documento, la ruta interna en la que está alojado ese archivo, el nombre de la organización y otros datos similares con información privada de la empresa.

Es por eso que, al enviar estos archivos a terceras personas, se están proporcionando unos datos adicionales que no sabemos cómo van a ser utilizados y puede ser peligroso si caen en malas manos.

Se puede comprobar la información que se puede estar compartiendo desde tu empresa. Para ello, escoge un documento de texto que tengas guardado en tu equipo de trabajo. Después, haz clic con el botón derecho y elige “Propiedades”. A continuación, abre el apartado “Detalles”. Ahí se van a mostrar todos los metadatos que van junto con el documento.

Cómo eliminar los metadatos para proteger los documentos de tu empresa

Si deseas eliminar los metadatos de tus documentos, te recomendamos que no utilices ninguna página web, ya que existen muchas para eliminar metadatos, pero no es seguro ya que tendrás que mandar los documentos a un tercero y no sabes cómo los va a tratar.

En primer lugar, si posees Windows 10, puedes eliminar los metadatos de la siguiente forma:

1. Hacer clic con el botón derecho sobre el documento al que quieras eliminar los metadatos y le das a “Propiedades” y a “Detalles” como hemos comentado anteriormente.
2. Ahí se visualizan los metadatos existentes. Entonces, pulsas la opción “Quitar propiedades e información personal”.
3. Te saldrá un cuadro, en el que seleccionas las opciones “Quitar las siguientes propiedades de este archivo” y “Seleccionar todo” y le das a “Aceptar”.

Si quieres eliminar metadatos de documentos ofimáticos de Microsoft Office, ya sean Word, Excel o Power Point, debes seguir los siguientes pasos:

1. Primero es necesario guardar el documento.
2. A continuación, debes darle al menú “Archivo”.
3. Del menú que se ha desplegado, selecciona “Información”.
4. Después, haz clic en “Comprobar si hay problemas” y en “Inspeccionar documento”.
5. Va a aparecer un cuadro de diálogo con todas las opciones seleccionadas. Deja seleccionada sólo la de “Propiedades del documento e información personal” y pulsa el botón “Inspeccionar”.
6. Para finalizar, saldrá una ventana con la información personal existente en los metadatos. Haz clic en “Quitar todo” y en “Cerrar”.

Con estos sencillos pasos, tus documentos estarán libres de metadatos y estarás protegiendo a tu empresa.

También hay otras formas para borrar los metadatos de otro tipo de documentos, como LibreOffice o PDF y, por último, otra opción es utilizar la herramienta ExifTool, aunque este método requiere conocimientos técnicos más avanzados.